5 spørgsmål, du skal stille, inden du flytter din højere uddannelses BPM til skyen

At blive bruger-centreret er blevet vigtig for de fleste virksomheder på grund af ændrede markedskrav. Virksomhedsledere og IT-afdelinger investerer og skalerer deres teknologier for at forbedre systemhastigheden, opdateringer, infrastruktur og i sidste ende brugeroplevelsen, som deres organisationer leverer.

Virksomheder, der søger at blive mere brugerorienterede, har henvendt sig til bestemte teknologier for at imødekomme stigende nye kundebehov. Blandt teknologien, der hjælper disse virksomheder med at optimere deres kundeoplevelsesstrategi, er cloud computing.

Pionerer inden for cloud computing, såsom Amazon Web Services (AWS) i 2006, opnåede massiv succes, da startups begyndte at finde måder at forstyrre deres markeder med cloud-teknologi. Virksomheder som Netflix sendte og skalerede servicetilbud med øget pålidelighed og sikkerhed gennem skyen.

Siden Netflix besluttede at flytte til skyen, rapporterer PhorMag, at virksomheden har øget sin brugerbase fra 10 millioner brugere til 16 millioner, og skalerer opstart til den mainstream streamingtjenesteudbyder, det er i dag. Cloud computing fungerer som en katalysator for innovation, da det evt. spillereglen med prisfastsættelsesmodeller med betalingsmodel og virksomhedsarkitektur, der er tilgængelig for næsten alle.

Indtil de sidste par år har cloud computing primært været innovative virksomheder inden for en virksomhed. Sektorer uden for virksomheder, som højere uddannelse, har siden anerkendt potentialet ved at udvide denne brugercentriske teknologi til at forbedre eksisterende processer, sikkerhed og pålidelighed i hele organisationen. Ligesom deres forretningsmæssige kolleger, ønsker videregående uddannelsesinstitutioner at forblive konkurrencedygtige mod deres begrænsninger og inden for deres markeder.

På grund af mange colleges, der stadig arbejder med lokale løsninger og ældre løsninger, er den videregående uddannelsessektor moden til teknisk optimering. Skyen er blevet en levedygtig løsning for colleges og universitetsbestyrelser, der ønsker at få mest muligt ud af deres budgetter, når de implementerer IT-tjenester - ikke kun forbedre IT-afdelingen, men faktisk optimere måden, disse colleges fungerer på et processtyringsniveau.

Hvad er skybaseret BPM?

Amazon Web Services (AWS) er blandt andet et eksempel på en skyudbyder, der lagrer og administrerer information. En lokal løsning betyder, at din IT-infrastruktur er bundet til fysisk udstyr. For at give et ægte eksempel kan du i stedet for at gemme dine regneark og fotos på din pc's harddisk nu gemme disse data online uden nødvendigt hardware. Det er cloud computing i et nøddeskal.

Anvend nu cloud computing til forretningsprocessestyring. BPMInstitute.org definerer forretningsprocessestyring (BPM) som "definition, forbedring og styring af en virksomheds end-to-end-forretningsprocesser for at opnå tre resultater, der er afgørende for et præstationsbaseret, kundedrevet firma: 1) klarhed om strategisk retning, 2) tilpasning af firmaets ressourcer, og 3) øget disciplin i den daglige drift. ”

Forskellen mellem cloud computing og BPM er, at BPM er en metode, mens skyen er en implementeringsmetode for BPM. BPM er en disciplin, der bruges af virksomheder til at forbedre den måde, de arbejder på, typisk implementeret på en af ​​tre måder: sky, on-premise eller hybrid. BPM er traditionelt en lokal løsning for både virksomheder og videregående uddannelser.

Problemet med en lokal BPM-løsning er dens manglende evne til at skalere med så meget fleksibilitet som en hybrid eller helt skybaseret mulighed. Udstyr har brug for tilbagevendende opmærksomhed og kræver udskiftning på grund af generel slid, tyveri eller skade. På skyen kan et universitet undgå omkostninger og mistet tid i forbindelse med vedligeholdelse af hardwaresystemer, der er typisk for softwareinfrastruktur på stedet. Da alt fungerer online, kan et universitet derefter nemt skalere op eller ned for at imødekomme stadigt skiftende behov uden at bekymre sig om hardwarevedligeholdelse.

Hvad der kan have taget måneder eller år at implementere, kan nu ske øjeblikkeligt med automatiseret processtyring.

Der er mange fordele forbundet med at flytte dit college's BPM til skyen. Ellucian, en førende ERP-ledelsessuite for den videregående uddannelsesindustri, antyder, at skybaseret BPM kan give værdi på flere måder: udnytte en intelligent arbejdsgangsplatform til bedre at forstå de studerendes behov, holde colleges agile til nye markedsændringer, giver større konfigurationer til at øge fleksibiliteten til let at tilføje nye programmer. Processerne samles på en orkestreret platform for at give automatiske, realtidsopdateringer til stedet ineffektivitet, hvilket øger funktionaliteten på hele universitetet.

Fordelene ved skybaseret BPM er store. Hvis skyen er al den raseri, hvad holder så nogle colleges tilbage fra at skifte?

Hindringerne for cloud BPM-implementering

Selvom implementering af en skybaseret BPM-platform til videregående uddannelse er enkel med hensyn til teknologisk integration, er der mange faktorer, der kan bremse processen. Blandt disse inkluderer modstand mod forandring, tid til implementering, utilsigtet forpligtelse til uønskede tjenester og potentiel indlæringskurve for personale og fakultet.

For Boise State University løj deres største hindring for at skifte til skyteknologi i ændringshåndtering. Forbes fortsatte med at forklare, hvordan man fik utroligt tålmodighed, tillid og tro til at få et helt universitetssystem til at ændre den måde, dets personale grundlæggende fungerede på.

Jo Ellen DiNucci, universitetets associerede vicepræsident for økonomi og administration, fortalte Forbes, at tilpasning til en skybaseret løsning “betyder, at [Boise State University-medarbejdere] har ressourcerne til at fokusere meget mere på at analysere aktuelle forretningsprocesser og sørge for, at de er så effektiv som muligt. ”

For andre var læringskurven den største hindring for at flytte til en cloud BPM-platform. I tilfælde af University of Wyoming spillede dets fakultet “spring spring” i teknologitilpasning. Universitetets arvssystemer var så bagefter, at universitetet benyttede lejligheden til at opgradere på en stor måde: kollegiet gik fra manuel input i Microsoft Excel-ark til en avanceret workflow-løsning på et øjeblik.

Mens cloud computing er en endelig måde at øge potentialet på tværs af universitetssystemet, er dit universitet muligvis ikke nødvendigt at anvende skyteknologi på samme måde som de colleger, der er anført ovenfor. Hvert universitet er forskelligt, og det er vigtigt ikke at undervurdere værdien af ​​dit universitets specifikke behov.

De fem spørgsmål, som dit college skal stille, inden du flytter til skyen

På trods af de udfordringer, der er forbundet med at indføre ethvert nyt teknologisk system, har vi taget tid til at skitsere de vigtige processer, du skal overveje, før du foretager din overgang. Overvej disse fem vigtige spørgsmål, der skal stilles, når du skifter din videregående uddannelsesinstitution til en skybaseret BPM-platform.

  1. Er dit universitet parat til at håndtere implementering af et nyt system - kulturelt, økonomisk og teknologisk?
  2. Leverer cloud BPM-platformen de resultater, som dit kollegium er på udkig efter?
  3. Hvilken kontrolstyring har din institution brug for over cloud-BPM-platformen?
  4. Er dit budget klar til at bruge et større beløb på forhånd for at opnå langsigtede belønninger?
  5. Integrerer cloud BPM og fungerer det godt med dine eksisterende investeringer, såsom DMS, ERP, CMS og CRM-systemer?

Andre vigtige faktorer, der skal overvejes, inkluderer at spørge, om softwaren vil blive brugt over hele dit universitetsøkosystem, snarere end kun en afdeling. Deloitte advarer om, at år med tilpasninger og integrationer med tidligere leverandører kan gå tabt under skifteprocessen. Værste tilfælde er, at autonomi over sikkerhed, data og anden protokol kunne bringes i fare. Dobbeltkontrol af brugertilladelser og din virksomheds behov vil hjælpe med at undgå overforudbud eller vedtagelse af en løsning, der ikke er nødvendig for hver afdeling.

En anden variabel at overveje er at vælge en skybaseret BPM-platform, der er både brugervenlig for dit personale og dit fakultet, inden for og uden for IT-afdelingen. Der er hundredevis af leverandører til rådighed, men ikke alle sælgere er nemme at designe og implementere for ikke-teknisk personale. Dit universitet ønsker at vælge et system, der er let at konfigurere, skalere og integrere problemfrit med dine eksisterende systemer.

Det er let at blive begejstret for et nyt installationsmedium til din IT-afdelings tekniske systemer. Der er et utal af fejl, der skal gøres, hvis man skynder sig hurtigt at flytte alt ind i skyen. For videregående uddannelser kan disse fejl være dyre og tidskrævende for både internt personale og fakultet og studerende.

At tage videregående uddannelse til næste niveau

Den rigtige BPM-platform kan levere ekstraordinær værdi til et college, der søger at få mest muligt ud af sine ressourcer. Omkostningsbesparelserne ved hjælp af en cloud BPM er betydelige; Ifølge Ellucian kan skyen reducere infrastrukturomkostningerne med op til 30 til 40 procent. At være proaktiv med at stille disse fem spørgsmål under købsprocessen vil hjælpe med at sikre, at dit universitet træffer den rigtige beslutning.

Er din højere uddannelse klar til at hæve sine systemer for at spare tid, penge og blive mere effektiv? Hos ProcessMaker hjælper vi universitetssystemer som dine med at nå deres fulde operationelle potentiale gennem vores hybrid BPM-løsninger. Lær mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at vælge den rigtige skybaserede BPM på www.processmaker.com.

Om ProcessMaker

ProcessMaker er en lavkodet BPM- og workflow-software. ProcessMaker gør det nemt for forretningsanalytikere at samarbejde med IT for at automatisere komplekse forretningsprocesser, der forbinder mennesker og eksisterende virksomhedssystemer. Med hovedkvarter i Durham, North Carolina i USA, har ProcessMaker et partnernetværk spredt over 35 lande på fem kontinenter. Hundreder af kommercielle kunder, inklusive mange Fortune 100-virksomheder, er afhængige af ProcessMaker til at transformere deres kerneforretningsprocesser digitalt, hvilket muliggør hurtigere beslutningstagning, forbedret compliance og bedre ydelse.

Følg os på Twitter, Facebook og LinkedIn for mere indhold om BPM, #SaaS-teknologi, operationel sundhed, tech-industrien tendenser og innovation.